مدیریت دارایی فیزیکی طرحی راهبردی برای کسب اهداف سازمانی
نویسنده: جلال راعی
مقدمه
امروزه در یک جامعه مدرن مدیریت دارایی هر چه بیشتر اهمیت می یابد. به ویژه برای کشورهایی که در حوزه‌های مختلف سرمایه‌گذاری میان مدت و بلند مدت نموده و بهره‌برداری مناسب و بهینه از ضروریات انکار ناپذیر چنین رویکردهای راهبردی می‌باشد. بدون مدیریت دارایی، طرح‌های راهبردی، توجیه اقتصادی خود را از دست داده و برگشت سرمایه به چرخه اقتصاد را دراز مدت می‌نماید. از عواقب ریسک عدم مدیریت دارایی درست، وقوع سوانح و تصادفات متعدد خودروها، قطارها، هواپیما، کشتی و همچنین درمان و معالجات پزشکی نادرست خواهد بود.
دارایی فیزیکی عامل توليد
در ديدگاه سرمايه‌داري، زمين به عنوان “منابع طبيعي” تعريف شده كه جهت توليد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در اقتصاد سنتي دیگر از منابعی كه در تولید كالا قابل استفادة مجدد را دارد، سرمايه و یا دارایی نامیده می‌شود. سرمایه شامل سرمایه فیزیکی و سرمایه مالی می‌باشد. هنگامی که اصطلاح سرمایه را در علم اقتصاد مورد استفاده قرار می‌دهیم، منظور سرمایه فیزیکی می‌باشد. سرمایه فیزیکی یک سرمایه مرکب است که در تولید کالاها و خدمات مورد استفاده قرار می‌گیرد. در عین حالی که ممکن است هنگام استفاده در توليد و یا در بازه زمانی مستهلك شود. بنابراین در اقتصاد متعارف، سرمايه یا دارایی عامل توليدي است كه در فرايند استفاده شده و به زودی از بين نمي‌رود، بلكه به عنوان عامل مستقلي براي توليد چيزهاي ديگر به كار مي‌رود. دارایی فیزیکی، دارایی است که در صنایع (فرآیندی-پالایشگاه ها و ذوب فلزات) در زیرساخت عمومی(جاده ها، راه آهن های پل، ساختمان ها) در تسهیلات حمل و نقل(بندرگاه ها، فرودگاه ها) در تسهیلات شهری (آب و فاضلاب) در تاسیسات (برق و مخابرات) و در دارایی‌های دفاعی(هواپیما، موشک …) مورد استفاده قرار می‌گیرد. دارایی‌ها برای سازمان از اهمیت زیادی برخوردار هستند زیرا بخش عمده‌ای از سرمایه آن محسوب می‌شوند. از این روی مدیریت بر دارایی‌ها از دغدغه‌های اصلی سازمان بوده و بر کسب اهداف راهبردی تاثیر بسزایی می‌گذارند.
چرا مدیریت دارایی فیزیکی شناخته شده نیست
از جنبه های تاریخی مدیریت دارایی یک فعالیت کاملاً شناخته شده‌ای نیست. احتمالاً حوزهای که از جنبه مدیریت دارایی بهتر از همه مدیریت شده توسعه و ساخت دارایی های ساختمانی است. مشکلترین حوزه، نرم افزار و سیستمها و به ویژه یکپارچه سازی سیستم است. حوزه های مکانیکی، برقی و حمل و نقل بین این دو کرانه قرار دارند.
از جنبه حرفه ای:
- مهندسین در طراحی، توسعه فنی و حل مشکلات فنی صاحب مهارت اند، ولی باید به خاطر داشت که این امور به تمرکزی نیاز دارد که هوشیاری آنها را در امور کسب و کار محدود می کند.
- متخصین مالی و حسابداری تراز دارایی های ثابت را به صورت ترازنامه در اختیار دارند، که عمق فنی آن نامفهوم است. مهندسی و نگهداری اغلب به عنوان هزینه در نظر گرفته می شود که باید بهینه شده و فعالیت های آنها برون سپاری شود.
- تکنولوژیست های اطلاعات در برقراری مدیریت داده ها و سیستم های ارتباطات مهارت دارند، ولی ساختار، محتوا و کاربرد اطلاعات در جای دیگری شکل می گیرد.
- مدیران ارشد با سوابق سیاسی، قانونی، مالی یا بازاریابی، فوریت ها و نیازمندی‌های کوتاه مدت در دستور کار دارند که آنها را از توجه کافی به تصمیم در مورد دارایی که طرحریزی بلند مدت است، باز می دارد.
دینفعان برای راه حلهای خاص نظرات نامتوازنی از گزینه های توسعه دارایی را ارائه می‌کنند.
مفهوم و انواع دارایی
دارایی ثابت
در آغاز و با این دانسته که مدیریت دارایی با مدیریت مالی پیوند نزدیک دارد حائز اهمیت است. دارایی ثابت یک قلم فیزیکی است که برای زمانی طولانیتر از یک سال، ارزش خود را حفظ می کند. برای مثال زمین، ساختمان‌ها، کارخانه و ماشینآلات. هنگام تحصیل دارایی ثابت، هزینه آن را نمیتوان برای مالیات به عنوان هزینه همان سال به حساب آورد. هنگامی که دارایی ثابتی را می خریم یا می فروشیم به طور مثال یک دارایی را با دارایی دیگر-پول- تاخت میزنیم. فقط استهلاک ماشینآلات در سال به عنوان مخارج سالانه به حساب می آید.
دارایی دارای حرکت سریعتر مثل نقدینگی، دریافتی حسابها، موجودی(مواد، کار در جریان، کالاهای تمام شده، مصرفی ها) به عنوان مخارج سالانه به حساب می آیند. فطعات یدکی دارای گردش کندتر، بیش از یک سال، هم باید به عنوان دارایی ثابت به حساب آیند.
مخارج
مخارج عبارت از پول و دارایی است که در سال جاری از فروش یا خدمات مصرف شدهاند. به طور معمول این مخارج شامل مواد و هزینه های بالا سری است. در ساخت، مخارج شامل مواد و کاری است که در ساخت کالاهای فروخته شده در سال، به اضافه هزینه های اداری مرتبط، بکار می رود. این مخارج همچنین شامل استهلاک هم می‌شود که در واقع سهمی از دارایی ثابت است که در آن سال مصرف شده است.
تعهدات
تعهدات، پولی است که ما مقروضیم. مبالغی را که آیندهی نزدیک می پردازیم مثل صورت حساب خریدهای حاضر، تعهدات کوتاه مدت است. ولی وام ها که در سالهای آتی پرداخت خواهد شد، تعهدات درازمدت است.
دارایی خالص
دارایی خالص عبارت است از ارزش خالص شرکت پس از کسر تعهدات از دارایی ها. اگر این حاصل مثبت نباشد، شرکت ورشکسته است. دارایی ها، تعهدات و دارایی خالص، ترازنامه شرکت را مشخص می کنند(هاستینگز، 2010، ص 3).
انواع دارایی‌ها
بنابراین سازمان‌ها بایستی سایر دارایی‌هایی که بر دارایی فیزیکی تاثیر می‌گذارند را شناسایی کرده و به رسمیت بشناسند. در استاندارد ایزو 1-55000 انواع دارایی ها چنین دسته بندی و تعریف شدهاند:
- دارایی های مالی: منابع مالی که برای سرمایه‌گذاری در زیر ساخت، بهره‌برداری، نگهداری و مواد مورد نیاز هستند.
- دارایی های انسانی: رفتارها، آگاهی و شایستگی نیروی کار که تاثیر اساسی بر عملکرد دارایی‌های فیزیکی دارد.
- دارایی‌های اطلاعاتی: داده‌ها و اطلاعات کیفی که برای توسعه، بهینه کردن و پیاده سازی طرح(های) مدیریت دارایی هستند.
- دارایی های نامشهود: شهرت و تصویر سازمان میتواند تاثیر مهمی بر سرمایه گذاری در زیر ساخت، راهبردهای بهره‌برداری و هزینههای مرتبط داشته باشد.
مفهوم مدیریت دارایی
در بیان از مدیریت دارایی مفاهیم همگرایی با ادبیات متفاوت ارائه شده است. هاستینگز در کتاب مدیریت دارایی فیزیکی چنین بیان کرده است:” اگر هدف کسب و کار یا سازمانی معلوم باشد، مدیریت دارایی عبارت است از مجموعه فعالیتهای مرتبط با:
- شناسایی دارایی هایی که مورد نیازند
- شناسایی نیازهای تامین بودجه
- تحصیل دارایی ها
- فراهم آوردن سیستم های پشتیبانی لجستیکی و نگهداری برای دارایی ها
- وارهایی یا نو کردن دارایی ها” (هاستینگز، 2010، ص 4).
در این تعریف دیده می شود که مدیریت دارایی مجموعه ای از فعالیتهای وسیعتر و کاملاً متفاوتتری از فعالیتهای نگهداری را در خود می گنجاند. چون نگهداری عمدتاً به حفظ وضعیت بهره برداری تجهیزات موجود معطوف است.
تعاریف دیگری نیز از مدیریت دارایی وجود دارد.
تعریف مدیریت دارایی از دیدگاه شورای مدیریت دارایی استرالیا
“مدیریت دارایی، مدیریت چرخه عمر دارایی های فیزیکی برای بدست آوردن خروجی های اظهار شده بنگاه است.”
تعریف مدیریت دارایی در استاندارد BS PS 55000
فعالیتها و رویه های سیستماتیک و هماهنگ که با آن هر سازمان می تواند دارایی ها، سیستم های دارایی، عملکرد، ریسکها و مخارج آنها را طی چرخه عمر به طور بهینه و پایدار، به مقصود رسیدن به طرح راهبردی سازمان، مدیریت کند.
با این تعاریف در می‌یابیم که مدیریت دارایی با بکارگیری کارشناس فنی و مالی و همچنین رویه های سالم مدیریتی کمک می کند تا تصمیم بگیریم چه دارایی هایی برای رسیدن به اهداف کسب و کارمان مورد نیاز است و همچنین چگونگی تحصیل و نگهداری لجستیکی دارایی ها در سراسر چرخه عمر تا وارهایی.
اصول مدیریت دارایی در استاندارد ISO 55000-1
مدیریت دارایی نگرش کل گرایانه و منحصری است که میتواند قسمت های مختلف از یک سازمان را با دیگر حرفه های سهیم در اهداف راهبردی مرتبط سازد. ” اصول و ویژگی مهم مدیریت دارایی موفق (شکل 2) را می توان به صورت زیر توضیح داد:
کل‌نگری: با توجه به تصویر کل، به عنوان مثال این ترکیب دلالت بر اداره کردن تمامی جنبه های به جای رویکرد تفکیک اجزاء، دارد؛
سیستماتیک: یک رویکرد روشمند، سازگاری پیشرفته، تصمیمات و اقدامات قابل تکرار و قابل ممیزی؛
سیستمیک: در نظر گرفتن دارایی ها در زمینه سیستم دارایی شان و بهینه نمودن ارزش سیستم های دارایی(شامل عملکرد قابلیت تحمل، هزینه و ریسکها) به جای بهینه کردن دارایی های منفرد به طور جداگانه؛
ریسک-پایه: متمرکز شدن بر منابع و مخارج، و تعیین نرخ چندین تکلیف، تمرکز مقتضی به شناسایی ریسکها و هزینه/منفعت مربوطه؛
بهین: ایجاد بهترین ارزش خطرپذیری بین عوامل رقابت پذیر، از قبیل عملکرد، هزینه/ ریسک، مربوط به دارایی‌ها در سرتاسر چرخه عمرشان؛
قابلیت تدوام: در نظر گرفتن بلند مدت ترتیب و توالی های فعالیتهای کوتاه مدت برای حصول اطمینان از این که تدارک کافی برای الزامات و تعهدات آینده ایجاد شده است ( از قبیل اقتصادی یا قابلیت تدوام محیطی، عملکرد سیستم، مسئولیت اجتماعی و سایر اهداف بلند مدت)؛
یکپارچه: به رسمیت شناختن اثرات متقابل و ترکیبی که برای موفقیت حیاتی هستند. این نیازها ترکیبی از ویژگی های فوق، هماهنگی برای ارائه یک رویکرد پیوسته و خالص می باشد.
طرحریزی مدیریت دارایی
ما به مدیریت دارایی برای فراهم آوردن دانش و ظرفیت برای مدیریت نیازمندیم. همچنین به مدیریت دارایی برای تصمیم گیری در مورد فعالیتهای پشتیبانی در فضای کسب و کار نیز نیازمند می‌باشیم. مدیریت دارایی کاربردهای متفاوتی در حوزه‌های سرمایه‌گذاری، بودجه‌بندی، طرحریزی و پیاده‌سازی دارد. در حوزه طرحریزی سرمایه و بودجه بندی این امر موارد زیر را شامل می‌شود:
- طرحریزی و پیاده سازی تکوین دارایی( و توانمندی مرتبط)
- طرح ریزی و پیاده سازی پیوستگی دارایی
- تکوین و مدیریت امکانات پشتیبانی لجستیکی
در حوزه بودجه بهره برداری این امر شامل موارد زیر است:
- طرح ریزی و مدیریت تهیه و توزیع به طور مثال مصرفی ها و فطعات یدکی
- در سطح سازمان سیستمها و روش های اجرایی وابسته به دارایی
- تکوین و مدیریت برون سپاری نگهداری
- آگاهی و مدیریت انطباق با مقررات” (هاستینگز، 2010، ص 5).
مدیریت دارایی و طرح راهبردی
طرح راهبردی، طرح بلند مدت فراگیر برای سازمانی که متشکل از چشم انداز، ماموریت، ارزشها، خط و مشیهای کسب و کار، خواسته های ذینفعان، اهداف و مدیریت ریسکها است. اجرای موثر الزامات مدیریت دارایی یک رشته رویکردی است که سازمان را از طریق اداره کردن دارایی هایش در سرتاسر چرخه عمر برای ارزش حداکثری فعال ساخته و به اهداف راهبردی می رساند. این الزامات تعیین دارایی های مناسب برای تحویل یا ساختن در اولین مکان، چگونگی بهترین بهره برداری و نگهداری کردن از آنها و گزینه های پذیرش نوسازی بهینه، استراحت و/ یا وارهایی را شامل می شود. شکل 3 سطوح دارایی و ارتباط آن را اهداف راهبرد سازمان نشان می‌دهد.
هزینه‌یابی چرخه عمر دارایی‌ها
هزینه‌یابی چرخه‌ی عمر، فرآیند تحلیل اقتصادی برای ارزیابی کل هزینههای تحصیل، نصب، حمل ونقل، بهره‌برداری‌ها، سیستم‌های رایانه‌ای، مهندسی، نگهداری، خدمات پشتیبانی، تامین، قطعات یدکی، آموزش و وارهایی یک دارایی است. این تحلیل ورودی‌های مهمی را برای فرآیند تصمیم‌گیری در چرخه عمر دارایی فراهم می‌کند. سازمان میتواند راهبردهای مختلف بهره‌برداری، نگهداری و وارهایی را سنجش کنند تا تعیین هزینه‌یابی چرخه‌ی عمر را بهینه سازند شکل 4 مراحل چرخه عمر را نشان می‌دهد.
هزینه‌یابی چرخه عمر به تصمیم طرح مدیریت دارایی چرخه عمر وابسته است. هزینه‌یابی چرخه عمر شناسایی عناصر اصلی بهره‌برداری، نگهداری، تعمیر و راهبرد اورهال و سپس سنجش هزینه یابی را دخیل می‌کند. این هزینه‌ها و منابع به تعداد تجهیزات، میزان بهره‌برداری و الزامات نگهداری بستگی دارد. الزامات نگهداری شامل نگهداری جاری و برآوردی از الزامات نگهداری غیر جاری می‌باشد. در طرح مدیریت دارایی، باید جزئیات تصمیمات جاری در رابطه با نوع تجهیزات و میزان بهره‌برداری منعکس شود. در صورتی که میزان بهره‌برداری‌ها یک تغییر معنی‌داری را نشان دهد، طرح مدیریت دارایی چرخه عمر و هزینه‌ها باید بازنگری شود(هاستینگز، 2010، ص 199).
چرخه عمر و عوامل راهبرد دارایی
راهبرد دارایی، طرح جامعی است که توسط مدیر ارشد سازمان تدوین شده و راهنمای چگونگی دستیابی به اهداف سازمانی است. جامعیت این طرح در فراگیر بودن آن در چرخه عمر دارایی است. یعنی طرح چنان از تفضیلی برخوردار است که از لحظه تصمیم در مورد تحصیل یک دارایی تا کنارگذاری آن را در بر می‌گیرد. هستینگز رابطه بین چرخه عمر و عوامل مرتبط با دارایی به صورت مدل زیر شکل 5 نشان داده است:
مدیریت دارایی یک رویکرد سیستماتیک
مدیریت دارایی فیزیکی دلالت بر این دارد که سیستم یا دارایی برای سازمان با ارزش بوده و قادر به اجرای خدمت خواسته شده در صورت تقاضا برای برآورده شدن اهداف کسب وکار و نیازهای سازمانی می باشد. مدیریت دارایی یک رویکرد سیستماتیک برای دارایی‌های سازمان ایجاد می‌کند تا ضمن تحلیل اقتصادی از طریق هزینه‌یابی چرخه عمر دارایی‌ها از تحصیل تا کنارگذاری، یکپارچگی لازم را جهت دستیابی به عملکرد مطلوب، آمادگی و قابلیت بهره برداری و پایدار را که برای انسجام سیستم انتخاب شده اند، تضمین کند. خصوصیات مدیریت دارایی بر به صرفه بودن عملیات کسب و کار تاثیر گذاشته و بر نتایج موفقیت آمیز چرخه عمر سیستم برای دستیابی به عملکرد بهینه موثر است. مدیریت دارایی، فنونی برای اجتناب از خطا، مقاومت در برابر خرابی و جلوگیری از وقوع خرابی می پردازد. این ویژگیها برای طراحی و پیاده سازی سیستم حیاتی بوده و سازمان را برای تحصیل تجارت بین‌المللی برابر استانداردهای جهانی آماده می‌سازد.
